Les solutions d'automatisation ont été à l'origine de bonds de productivité dans tous les secteurs et sont essentielles au maintien des économies dans le monde entier. Même aujourd'hui, dans un contexte d'incertitude économique, les directeurs financiers investissent dans l'automatisation pour assurer la stabilité et la longévité de leur organisation.

Une grande partie de ces investissements est consacrée à l'automatisation des flux de travail, une solution qui permet d'automatiser de bout en bout les tâches répétitives. Dans cet article, nous examinerons le rôle de l'automatisation des flux de travail dans la rationalisation des processus d'entreprise, l'amélioration de l'efficacité, la réduction des erreurs et l'évolutivité.

Comprendre l'automatisation des flux de travail

Qu'est-ce que l'automatisation du flux de travail ?

L'automatisation des flux de travail utilise la technologie pour automatiser et rationaliser les tâches et processus répétitifs de manière systématique et efficace. Elle implique la conception, l'exécution et le contrôle des flux de travail à l'aide d'outils et de plates-formes logicielles.

L'objectif principal est d'améliorer la productivité, d'éliminer les processus manuels, de réduire les erreurs et de garantir une exécution cohérente et rapide des tâches.

Comment fonctionne l'automatisation des flux de travail ?

Il utilise des règles et une logique prédéfinies pour automatiser les étapes nécessaires à l'accomplissement des tâches ou des processus. Ces règles définissent les conditions, les actions et les transitions entre les différentes étapes du flux de travail.

Exemple d'automatisation de flux de travail

Un exemple courant est la gestion des tickets d'assistance à la clientèle. L'affectation et les notifications liées à un ticket sont automatisées, de sorte que le personnel du service clientèle peut se concentrer sur la résolution des problèmes au lieu de traiter manuellement les affectations et les priorités des tickets :

• Un ticket de support client est soumis dans un outil comme Zendesk, puis connecté à d'autres systèmes avec iPaaS.
• L'automatisation des flux de travail permet d'enregistrer les coordonnées des clients, les descriptions des problèmes et les niveaux de priorité.
• Le ticket est automatiquement attribué à un agent d'assistance ou à une équipe sur la base de règles prédéfinies.
• Des notifications automatisées sont envoyées à l'agent désigné, l'informant du nouveau ticket.
• Le système d'automatisation du flux de travail met à jour le statut du ticket au fur et à mesure qu'il franchit les différentes étapes, comme "En cours" ou "Escalade" dans Zendesk ainsi que dans les plateformes CRM comme Salesforce, de sorte que tous les points de contact avec le client sont au courant du problème rencontré par ce dernier.
• Des notifications automatiques sont envoyées au client, le tenant informé de l'état d'avancement et du délai de résolution prévu.
• L'agent d'assistance résout le problème et met à jour le statut du ticket en conséquence.
• Le système d'automatisation du flux de travail envoie une notification de clôture au client, ce qui garantit une expérience d'assistance transparente de bout en bout.
• Pour boucler la boucle du retour d'information, deux ou trois jours après la fermeture du ticket, une demande automatisée de satisfaction du client est envoyée au client à partir d'un outil tel que HappyOrNot.

Avantages de l'automatisation des flux de travail

Productivité accrue

L'automatisation des tâches répétitives permet aux employés de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité et de l'efficacité. L'automatisation des flux de travail réduit également le temps consacré à la saisie manuelle des données, aux approbations et à la coordination, ce qui permet aux employés de consacrer leur temps à des tâches plus stratégiques.

Réduction des coûts

L'automatisation des flux de travail élimine le besoin d'interventions manuelles, ce qui réduit les coûts de main-d'œuvre et minimise les erreurs et les reprises. Elle rationalise les processus, réduit les inefficacités opérationnelles et optimise l'utilisation des ressources, ce qui permet de réaliser des économies.

Amélioration de la précision et de la conformité

L'automatisation garantit le respect constant de règles et de procédures prédéfinies, réduisant ainsi les risques d'erreur humaine. Elle améliore l'exactitude des données, la conformité réglementaire et l'auditabilité, réduisant ainsi les risques et garantissant une bonne gouvernance avec les normes du secteur.

Délais d'exécution plus courts

Grâce à l'automatisation des flux de travail, les tâches sont acheminées automatiquement, ce qui élimine les retards causés par les transferts ou les approbations manuels. Cela permet de répondre plus rapidement aux demandes des clients et d'améliorer les niveaux de service.

Amélioration de l'expérience des clients

L'automatisation des flux de travail permet aux organisations de fournir un service plus rapide et plus fiable à leurs clients. Souvent appelée " Customer 360", l'intégration des données de bout en bout garantit la cohérence et la précision des informations et améliore la satisfaction des clients.

Ce qu'il faut rechercher dans une solution d'automatisation du flux de travail

Intégration de systèmes disparates

Lors de l'évaluation d'une solution d'automatisation des flux de travail, il est essentiel de prendre en compte sa capacité à intégrer des systèmes disparates au sein de la pile technologique d'une organisation. Voici quelques aspects clés à prendre en compte :

• Des capacités d'intégration solides: La solution doit pouvoir se connecter aux systèmes, bases de données et applications couramment utilisés. Cela inclut les plateformes ERP et CRM, les systèmes de gestion de documents, le stockage en nuage, les clients de messagerie, etc.
• Prise en charge de l'API: Recherchez une solution qui offre une interface de programmation d'applications (API) robuste. Cela facilite l'intégration avec les systèmes existants et modernes, permettant un échange de données efficace et l'automatisation des tâches sur différentes plates-formes.
• Connecteurs prédéfinis: La disponibilité de connecteurs et d'adaptateurs prédéfinis pour les intégrations les plus courantes peut accélérer considérablement les processus. Ces connecteurs doivent permettre une synchronisation transparente des données et déclencher des actions basées sur des événements ou des changements dans les systèmes connectés.

Surveillance et alertes en temps réel

Les fonctions de surveillance et d'alerte en temps réel sont essentielles pour une automatisation efficace du flux de travail. Les caractéristiques suivantes sont à prendre en considération :

• Tableau de bord et analyse: La solution doit fournir un tableau de bord centralisé avec une visibilité en temps réel des flux de travail, des tâches et des mesures de performance. Elle doit permettre aux parties prenantes de suivre les progrès, les indicateurs clés de performance (ICP) et d'identifier les goulets d'étranglement ou les problèmes.
• Alertes et notifications personnalisables: Recherchez une solution qui permette la configuration d'alertes et de notifications basées sur des événements, des déclencheurs ou des seuils spécifiques.
• Traitement des exceptions: La solution doit comporter des mécanismes permettant de détecter et de traiter les exceptions ou les erreurs dans les flux de travail. Il peut s'agir de flux de travail configurables pour le traitement des exceptions, de notifications automatiques pour les exceptions ou de la possibilité d'acheminer les exceptions vers des personnes ou des équipes désignées en vue de leur résolution.

Développement Low-Code

Tenez compte de la facilité de développement et de personnalisation offerte par la solution d'automatisation du flux de travail. Recherchez les éléments suivants :

• Concepteur visuel de flux de travail: Une interface conviviale de conception de flux de travail par glisser-déposer simplifie le processus de développement. Elle permet aux utilisateurs de définir visuellement des flux de travail, de fixer des règles et de configurer des actions sans avoir besoin d'un codage approfondi.
• Modèles et bibliothèques de flux de travail: La solution doit fournir un référentiel de modèles et de bibliothèques de flux de travail préconstruits qui couvrent les cas d'utilisation courants. Ces modèles peuvent servir de point de départ, accélérant le processus de développement et réduisant la nécessité de créer des flux de travail à partir de zéro.
• Capacités de personnalisation: Il est essentiel de pouvoir personnaliser les flux de travail et les actions en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise. Recherchez une solution qui offre une certaine souplesse dans la modification des flux de travail, l'ajout d'une logique personnalisée et l'intégration avec les processus d'entreprise existants.

Capacités d'apprentissage automatique et d'AI

L'exploitation des capacités d'apprentissage automatique (ML) et d'intelligence artificielleAI au sein de la solution d'automatisation des flux de travail sera essentielle pour l'avenir du travail. Voici quelques aspects à prendre en compte :

• Prise de décision intelligente: La solution doit pouvoir intégrer des algorithmes de ML et d'AI pour prendre des décisions intelligentes au sein des flux de travail. Il peut s'agir d'acheminer automatiquement des tâches sur la base de prédictions fondées sur des données, de recommander des actions basées sur des modèles historiques ou d'identifier des anomalies ou des tendances pour une intervention proactive.
• Traitement du langage naturel: Recherchez des capacités qui permettent de comprendre et de traiter des données non structurées, telles que des courriels, des documents ou des commentaires de clients. Les algorithmes de traitement du langage naturel (NLP) permettent d'extraire des informations, de les classer par catégories et de déclencher des actions appropriées en fonction du contenu.
• Analyse prédictive: Envisagez des solutions offrant des capacités d'analyse prédictive. Celles-ci peuvent aider à identifier les goulets d'étranglement potentiels dans les processus, à prévoir les besoins en ressources, à prédire le comportement des clients ou à optimiser l'affectation des tâches sur la base de données historiques.

Automatiser vos flux de travail avec Boomi

Avec Boomi Flownotre outil d'automatisation de workflow low-code, les utilisateurs peuvent facilement créer, exécuter et contrôler les workflows.

Cette solution offre une interface visuelle de type "glisser-déposer" qui permet aux utilisateurs de concevoir et de personnaliser des flux de travail sans avoir de connaissances approfondies en matière de codage. L'interface intuitive permet aux utilisateurs de définir des étapes de flux de travail, de fixer des conditions et de configurer des actions à l'aide d'une bibliothèque de composants préconstruits.

Grâce aux capacités d'intégration étendues de Boomi Flow, les utilisateurs peuvent connecter de manière transparente des systèmes et des applications disparates, facilitant ainsi la flow données au sein de l'organisation. Qu'il s'agisse d'intégration avec des CRM, des ERP ou d'autres applications métier, Boomi Flow assure un échange efficace d'informations, éliminant la saisie manuelle de données et réduisant les erreurs.

Boomi Flow offre également une surveillance et une analyse en temps réel pour donner aux utilisateurs une visibilité sur la performance des flux de travail. Les utilisateurs peuvent suivre la progression des workflows, surveiller les indicateurs clés et identifier les goulots d'étranglement ou les domaines à améliorer.

Grâce aux puissantes fonctionnalités d'automatisation des flux de Boomi, les entreprises peuvent rationaliser les processus, améliorer la collaboration et atteindre l'excellence opérationnelle.

Regardez la démoBoomi Flow Guided Tour pour voir comment Boomi Flow peut vous aider à démarrer avec l'automatisation des flux de travail.