Workfront
Pour faire face à la croissance et accélérer les processus, l'équipe financière de Workfront a utilisé laEnterprise Platform Boomi Enterprise Platform pour intégrer les systèmes ERP, CRM, RH et autres, tout en éliminant le besoin de code personnalisé.
Objectifs commerciaux
Pour l'intégration, l'équipe financière de Workfront a utilisé un outil de script interne qu'elle a construit dans Intacct, le logiciel ERP en nuage sur lequel l'entreprise s'appuie pour la gestion financière.
Mais avec Intacct, la modification des champs de la base de données tels que les dates des contrats, les prix des licences et les revenus annuels récurrents (ARR) nécessitait un codage personnalisé qui prenait beaucoup de temps et de ressources.
L'équipe avait besoin d'un moyen évolutif pour :
- Mettre à jour les champs relatifs aux produits, aux prix et aux recettes
- Rationaliser le processus de saisie des commandes
- Maîtriser l'approvisionnement de ses logiciels
Les défis de l'intégration
Chaque fois que Workfront modifiait ses produits ou ses prix, elle devait affecter un employé à temps plein de l'équipe chargée de la base de données à la mise à jour du code du logiciel ERP. Cela pouvait prendre de deux jours à plusieurs semaines. Un processus aussi lent et laborieux n'était pas viable pour soutenir la croissance de l'entreprise.
L'embauche d'une personne à temps plein ne constituait qu'une solution temporaire.
De plus, pour chaque vente conclue, il fallait à Workfront deux à trois semaines pour étudier l'opportunité et rassembler les ressources nécessaires à l'intégration du client. Il était clair qu'une solution automatisée était le seul choix possible.
Comment Boomi nous a aidés
Workfront avait un certain nombre d'exigences, notamment la capacité de
suivre correctement l'ARR au niveau de la somme et du détail. L'équipe financière souhaitait également remplacer la saisie manuelle des données pour le formulaire de commande client afin d'éliminer les erreurs humaines.
Workfront a mis en œuvre Boomi, qui a automatisé le partage des données entre Salesforce et Intacct et, plus tard, NetSuite.
Workfront utilise Boomi pour gérer son processus de devis à l'encaissement en intégrant Salesforce et NetSuite, ainsi que le produit qui gère l'approvisionnement, les comptes de licence et le conseil de Workfront.
Résultats
Au début du projet d'intégration, Workfront comptait trois personnes qui traitaient 75 à 100 commandes par mois et capturaient quatre à cinq points de données.
Avec Boomi, les mêmes personnes peuvent traiter 600 affaires par mois, en capturant 100 points de données.
Boomi a éliminé les processus manuels, réduit les erreurs et amélioré la qualité des données, permettant à Workfront de.. :
- Intégrer le processus du devis à l'encaissement et reconnaître les revenus plus rapidement
- Augmenter le traitement des commandes de 500 %.
- Améliorer la rapidité de l'intégration pour les engagements de services
- Éliminer le besoin d'une ressource dédiée au codage
