Université d'État de Californie (CSU)
L'université d'État de Californie (CSU) réduit le temps de traitement des bourses pour les étudiants de ses 23 campus de 4 semaines à 3 jours en utilisant Boomi pour connecter PeopleSoft et d'autres systèmes financiers.
Objectifs commerciaux
L'université d'État de Californie (CSU) accueille chaque année plus de 450 000 étudiants répartis sur 23 campus. Elle évalue périodiquement les données académiques et étudiantes stockées dans PeopleSoft afin de déterminer l'éligibilité aux Cal Grants. Ces bourses sont accordées par la California Student Aid Commission (CSAC) lorsque les étudiants remplissent des conditions académiques spécifiques.
Pour déterminer l'éligibilité aux Cal Grants, la CSU et le CSAC mettaient plus de 4 semaines à traiter les bourses. Afin d'aider les étudiants dans le besoin à rester inscrits, les deux organisations ont décidé d'accélérer le délai de traitement des bourses.
Les défis de l'intégration
Pour établir l'éligibilité à Cal Grant, l'équipe d'aide financière des 23 campus de la CSU a regroupé manuellement les données des étudiants à partir de PeopleSoft et les a envoyées par FTP au CSAC. Le CSAC ouvrait ensuite manuellement les fichiers, analysait les données, corrigeait les dossiers d'inscription et confirmait l'éligibilité.
Cette procédure a pris du temps, puisqu'elle s'est étalée sur un mois. Les étudiants qui sont devenus éligibles au cours de cette période ont dû attendre un mois supplémentaire.
La CSU pourrait moderniser son système ERP, mais cela pourrait être coûteux, prendre du temps et ne pas accélérer le traitement des subventions.
Comment Boomi a aidé
Le CSU Chancellor's Office a adopté Boomi, géré sur AWS par Unisys, pour fournir des services API à ses 23 campus. En utilisant Boomi pour créer des API et des intégrations, le bureau du chancelier normalise les services numériques, ce qui permet de gagner du temps et d'économiser des coûts informatiques dans l'ensemble de la CSU.
L'un des premiers services API collecte les données Cal Grant de PeopleSoft et les transmet au CSAC en quelques jours seulement, alors qu'il fallait auparavant un mois pour collecter les informations sur les inscriptions auprès des campus. La solution est en place dans huit campus de la CSU.
Résultats
Une fois entièrement déployé sur 23 campus, le site Boomi API extraira les données de 170 000 bénéficiaires potentiels dix fois plus vite qu'auparavant, accélérant ainsi la phase d'analyse des listes. Cela réduira le travail manuel des TI dans l'ensemble de la CSU tout en accélérant l'octroi de 20 000 bourses supplémentaires par an, ce qui aidera directement les étudiants.
La solution Cal Grant modélise le plan de la CSU visant à améliorer les expériences numériques des étudiants, des enseignants et du personnel par le biais de solutions Boomi API . La CSU compte plus de 100 utilisateurs actifs de Boomi et 200 employés certifiés.
