Staatliche Universität Kalifornien (CSU)
Die California State University (CSU) verkürzt die Bearbeitungszeit von Stipendien für Studenten an ihren 23 Standorten von 4 Wochen auf 3 Tage, indem sie Boomi zur Verbindung von PeopleSoft und anderen Finanzsystemen nutzt.
Geschäftliche Ziele
Die California State University (CSU) immatrikuliert jährlich mehr als 450.000 Studenten an 23 Standorten. Sie wertet regelmäßig die in PeopleSoft gespeicherten akademischen und studentischen Daten aus, um die Berechtigung für Cal Grants zu ermitteln. Diese Zuschüsse werden von der California Student Aid Commission (CSAC) vergeben, wenn die Studierenden bestimmte akademische Anforderungen erfüllen.
Um die Berechtigung für Cal Grants festzustellen, benötigten CSU und CSAC mehr als 4 Wochen für die Bearbeitung der Zuschüsse. Um bedürftigen Studenten zu helfen, immatrikuliert zu bleiben, beschlossen die beiden Organisationen, die Bearbeitungszeit für die Zuschüsse zu verkürzen.
Herausforderungen bei der Integration
Um den Anspruch auf Cal Grant festzustellen, bündelte das Finanzhilfeteam an den 23 CSU-Campus die Studentendaten manuell aus PeopleSoft und schickte sie per FTP an CSAC. Das CSAC öffnete dann manuell die Dateien, analysierte die Daten, korrigierte die Einschreibungsdatensätze und bestätigte die Anspruchsberechtigung.
Dieses Verfahren war zeitaufwändig und dauerte einen Monat. Studierende, die während dieses Zeitraums förderfähig wurden, mussten einen weiteren Monat warten.
Die CSU könnte zwar ihr ERP-System modernisieren, dies könnte jedoch kostspielig und zeitaufwändig sein und die Bearbeitung der Zuschüsse möglicherweise nicht beschleunigen.
Wie Boomi geholfen hat
Das Kanzleramt der CSU hat Boomi eingeführt, das von Unisys auf AWS verwaltet wird, um API Dienste für seine 23 Campusse bereitzustellen. Durch die Verwendung von Boomi zur Erstellung von APIs und Integrationen standardisiert das Kanzleramt digitale Dienste und spart dadurch Zeit und Kosten für die IT-Abteilung der CSU.
Einer der ersten Dienste von API sammelt Cal Grant-Daten aus PeopleSoft und überträgt sie in nur wenigen Tagen an CSAC, wo es zuvor einen Monat dauerte, die Anmeldeinformationen von den Universitäten zu sammeln. Die Lösung ist an acht CSU-Campus im Einsatz.
Ergebnisse
Nach der vollständigen Einführung an 23 Universitäten wird Boomi API die Daten von 170.000 potenziellen Empfängern 10-mal schneller als bisher extrahieren und so die Phase der Dienstplananalyse beschleunigen. Dies wird den manuellen IT-Aufwand in der gesamten CSU verringern und gleichzeitig die Vergabe von 20.000 zusätzlichen Stipendien pro Jahr beschleunigen, was den Studierenden direkt zugute kommt.
Die Cal Grant-Lösung ist ein Modell für den Plan der CSU, die digitale Erfahrung für Studenten, Dozenten und Mitarbeiter durch Boomi API -gestützte Lösungen zu verbessern. Die CSU hat über 100 aktive Boomi Nutzer und 200 zertifizierte Mitarbeiter.
