Staatliche Universität Kalifornien (CSU)
Die California State University (CSU) verkürzt die Bearbeitungszeit von Stipendien für Studenten an ihren 23 Standorten von 4 Wochen auf 3 Tage, indem sie Boomi zur Verbindung von PeopleSoft und anderen Finanzsystemen einsetzt.
Geschäftliche Ziele
Die California State University (CSU) immatrikuliert jährlich mehr als 450.000 Studenten an 23 Standorten. Sie wertet regelmäßig die in PeopleSoft gespeicherten akademischen und studentischen Daten aus, um die Berechtigung für Cal Grants zu ermitteln. Diese Zuschüsse werden von der California Student Aid Commission (CSAC) vergeben, wenn die Studenten bestimmte akademische Anforderungen erfüllen.
Um die Berechtigung für Cal Grants festzustellen, benötigten CSU und CSAC mehr als 4 Wochen für die Bearbeitung der Zuschüsse. Um bedürftigen Studenten zu helfen, immatrikuliert zu bleiben, haben die beiden Organisationen beschlossen, die Bearbeitungszeit der Zuschüsse zu beschleunigen.
Herausforderungen bei der Integration
Um die Berechtigung für Cal Grant festzustellen, bündelte das Finanzhilfeteam an den 23 CSU-Campus die Studentendaten manuell aus PeopleSoft und schickte sie per FTP an CSAC. Das CSAC öffnete dann manuell die Dateien, analysierte die Daten, korrigierte die Einschreibungsdatensätze und bestätigte die Anspruchsberechtigung.
Dieser Prozess war zeitaufwendig und dauerte einen Monat. Studenten, die während dieses Zeitraums förderfähig wurden, mussten einen weiteren Monat warten.
Die CSU könnte zwar ihr ERP-System modernisieren, aber das könnte kostspielig und zeitaufwendig sein und würde die Bearbeitung von Zuschüssen nicht beschleunigen.
Wie Boomi geholfen hat
Das Kanzleramt der CSU hat Boomi, das von Unisys auf AWS verwaltet wird, eingeführt, um API-Dienste für seine 23 Campusse bereitzustellen. Durch den Einsatz von Boomi zur Erstellung von APIs und Integrationen standardisiert das Kanzleramt digitale Dienste und spart der IT-Abteilung der CSU Zeit und Kosten.
Einer der ersten API-Dienste sammelt Cal Grant-Daten aus PeopleSoft und überträgt sie in nur wenigen Tagen an CSAC, wo es zuvor einen Monat dauerte, die Anmeldeinformationen von den Universitäten zu sammeln. Die Lösung ist an acht CSU-Campus im Einsatz.
Ergebnisse
Sobald die Boomi an 23 Standorten vollständig implementiert ist, wird sie die Daten von 170.000 potenziellen Empfängern 10-mal schneller extrahieren als bisher und so die Phase der Dienstplananalyse beschleunigen. Dies wird die manuelle IT-Arbeit in der gesamten CSU reduzieren und gleichzeitig die Vergabe von 20.000 zusätzlichen Stipendien pro Jahr beschleunigen, was den Studenten direkt zugute kommt.
Die Cal Grant Lösung ist ein Modell für den Plan der CSU, die digitalen Erfahrungen für Studenten, Dozenten und Mitarbeiter durch Boomi API-gestützte Lösungen zu verbessern. Die CSU hat über 100 aktive Boomi und 200 zertifizierte Mitarbeiter.
